Technisch geprägte Unternehmen stehen beim Start eines ERP-Projekts oft vor einem organisatorischen Dilemma: Einerseits besteht ein hoher Bedarf an Digitalisierung und Prozessharmonisierung, andererseits fehlt es an internen Kapazitäten – besonders in den Fachabteilungen. Zwischen Ingenieurkultur und IT-Denken treffen unterschiedliche Perspektiven aufeinander. Um diese Spannungsfelder erfolgreich zu managen, braucht es eine durchdachte Projektorganisation mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten.

ERP-Projekte in technischen Unternehmen sind selten an technischen Hürden gescheitert – viel häufiger liegen die Ursachen im organisatorischen Bereich. Unterschiedliche Prozesslandschaften, tief verankerte Fachsilos und fehlende Change-Bereitschaft erschweren die Umsetzung. Hier hilft eine strukturierte Projektorganisation, die sowohl technisches Verständnis als auch Veränderungskompetenz vereint.

Ein effektives Projektteam vereint Linien- und Projektmitarbeitende aus Technik, IT und Fachbereichen. Folgende Rollen haben sich in der Praxis bewährt:

Lenkungsausschuss (Steering Committee)

Sichert die strategische Ausrichtung, trifft Grundsatzentscheidungen und verantwortet Budget und Ressourcen. Besetzt mit Top-Management und Fachbereichsleitung.

Projektleitung & PMO

Zentrale Steuerung des Projekts – idealerweise als Duo: intern mit Unternehmenskenntnis, extern mit methodischer Expertise. Das externe PMO agiert neutral, entlastet interne Ressourcen und bringt bewährte Projektmanagement-Methoden ein.

Fachliche Teilprojektleiter

Verantwortlich für Anforderungsdefinition, Prozessdesign und Change Management im jeweiligen Fachbereich (z. B. Konstruktion, Logistik, Vertrieb, Finanzen).

Key User

Prozessexperten aus der operativen Linie – zentrale Rolle in Design, Test, Schulung und Rollout. Frühzeitige Einbindung fördert Akzeptanz und Qualität.

IT-Team

Verantwortlich für Systemintegration, Datenmigration, Schnittstellen und technische Konfiguration.

Implementierungspartner

Berät bei Systemauswahl und -konfiguration, setzt Anpassungen um und begleitet Schulungen sowie Go-Live.

Change-Management-Team

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor – zuständig für Kommunikation, Schulung, Stakeholder-Management und Akzeptanzsicherung.

• Neutrale Perspektive: Ein externer Projektleiter moderiert zwischen Fachbereichen, ohne interne Machtkonflikte.
• Methodenkompetenz: Bringt strukturierte Planung, Risikomanagement und Change-Ansätze mit.
• Entlastung: Übernimmt Koordination, Doku, Reporting – und schafft Raum für das Tagesgeschäft.
• Außenblick: Bricht Betriebsblindheit auf und treibt echte Prozessverbesserung an.
• Qualitätssicherung: Kontrolliert Leistungen des Implementierungspartners und wahrt Kundeninteressen.

1. Klare Governance-Struktur
   Definierte Entscheidungswege, Eskalationslogik und Rollenklärung (z. B. mit RACI-Matrix).
2. Kombiniertes Projektleitungsmodell
   Interne Projektleitung für Akzeptanz, externes PMO für Expertise – eine bewährte Doppelspitze.
3. Ausreichende Ressourcenfreistellung
   Projektarbeit ist kein Nebenbei-Thema – Key User und Teilprojektleiter benötigen Freiräume.
4. Interdisziplinäre Teams
   Die Mischung aus Technik, IT, kaufmännischem Know-how und operativer Praxis sorgt für ganzheitliche Lösungen.
5. Frühzeitiges Change Management
   Kommunikation, Schulung und Stakeholder-Einbindung gehören von Anfang an ins Projekt – nicht erst zum Rollout.

Wie geht man nun konkret vor, um eine erfolgreiche Projektorganisation für ein ERP-Projekt in einem technisch orientierten Unternehmen aufzubauen? Wir empfehlen folgende Schritte:

1. Stakeholder identifizieren und analysieren
2. Governance-Modell definieren und kommunizieren
3. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
4. Externe Unterstützung evaluieren
5. Kick-off-Workshop zur Ausrichtung aller Beteiligten
6. Kommunikationsplan entwickeln
7. Regelmäßige Review-Meetings etablieren

Die Projektorganisation ist nicht nur Strukturfrage, sondern entscheidender Erfolgsfaktor. Besonders in technisch geprägten Unternehmen sorgen klare Rollen, ein starkes Governance-Modell und gezielter externer Support für den nötigen Rahmen, um ERP-Projekte effektiv umzusetzen.

Tipp: Setzen Sie auf ein erfahrenes, neutrales PMO – es schafft Klarheit, Tempo und Verbindlichkeit.

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